がんばれ社長!今日のポイント

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16/08/02がんばれ社長!今日のポイント 「使用時間の実態調査」

配信日:2016年08月02日

『がんばれ社長』16/8/2(火)号 「使用時間の実態調査」
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  経営者用メールマガジン  『がんばれ社長!今日のポイント』(従来版)
 
  作者: 武沢 信行  2016年8月2日号 VOL.3889 購読者:25,051名

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※東日本の一部で曇天または雨のようですが、中部以西は高気圧に覆
 われて夏らしいお天気になりました。東北各地ではこれからが本格
 的なお祭りシーズンですが、今年はお天気に恵まれそうですね。

 昨日のクイズ3問(メルマガでは4問と書いてしまいましたが)、30
 人を超える回答をいただいています。全問正解者が8割以上。
 2割の方は3問目で間違いを犯しています。手で重さを感じ取るとい
 う方法は不正解。科学的に答えが導きだされるようになっています。
 また、用いる道具を天秤と勘違いしている人がいましたが、重さを
 量る重量計です。
 ヒントは「袋ごと量りに乗せる必要はない」。同じ人からの再回答
 も受け付けます。
 回答期限は今夜の23時59分。正解と全問正解者はあす発表し、即日、
 景品プレゼントさせていただきます。

 ★昨日出題のクイズ → http://e-comon.jp/?p=19493


『使用時間の実態調査』


●7月の経営セミナーに参加された建設業の社長が「8月はもっと社長
本来の仕事に時間を割きたい」と言われた。すばらしいことだと思う。
ということは、次の点をクリアにしなければならない。

1.今は社長本来の仕事をしていないということだが、それは何の時
  間か?
2.社長本来の仕事とは何をする時間か?
3.8月はそれぞれ何時間増やしたいか(または減らしたいか)?

そんな質問をしたところ、社長は目を白黒しておられた。「そんなこ
と考えたこともない」とでも言わんばかりである。

●「であれば社長、まずは8月の前半をつかって実態調査をしてみませ
んか。社長が何に時間を使っているのかを15分刻みで記録を取るので
す。出費記録を付けるのと一緒で、最初は面倒に感じますが、やりだ
すとすぐに慣れますよ」

「どうやって記録を取ればいいのですか?」と聞かれたので次のよう
なお話しをした。

●私が何に時間を使っているかの実態調査を初めて行ったのはコンサ
ルタント開業3年目ごろの43歳(1997年)だった。メモ用紙とボール
ペンをつかって一週間ほどやってみた。30分刻みのゆるい調査だった
が、事務作業の時間と客先滞在時間の多さに唖然とした。同時に、読
書時間の少なさにも驚いた。
その後、毎年一回の割合で実施していたが、5年目になって状況がかな
り変わってきたので、やり方もガラリ変えてみた。

●2001年(平成13年)12月のことだった。前の年にメルマガを創刊
していたし、中小企業家同友会では地区の役員をしたり、県全体の経
営計画講座の講師を引き受けていたので、詳細な時間調査の必要を感
じ始めた。今でこそ、スマホを使って簡単かつ詳細に時間調査が可能
だが、そのころはこんなアナログな方法しかなかった。

●Excel で B4サイズの表をつくる。タイトルは「使用時間調査分析表」
とし、朝5時から午前1時まで20時間記録できるようにした。
一行につき15分、したがって四行で1時間になるようにした。
前もって、私の使用時間を次の21種類書き出しておき、それぞれの蛍
光ペンの色も決めておいた。

●私の21種類の時間とは次の通り。

1.睡眠
2.自宅(団らん、食事、休息)
3.作戦time(計画立案)
4.メルマガ発行
5.執筆(本などの原稿)
6.サイト構築
7.mail 対応
8.A 来客(顧問先)
9.B 来客(顧問先に準ずる来客)
10.C 来客(仕事に直結しない来客)
11.A 訪問(顧問先)
12.B 訪問(顧問先に準ずる相手への訪問)
13.C 訪問(仕事に直結しない相手への訪問)
14.セミナー開催、依頼講演
15.会食、懇親会
16.ジム、トレーニング
17.読書
18.移動時間(通勤、出張、訪問)
19.ネットサーフ(今なら SNS も)
20.食事/休憩
21.O/W(オフィスワーク。資料作成、企画開発、打ち合せなど)

●この当時の実物画像(画像は2002年1月のものだが)をこちらのブ
ログにアップしてある。記録の付け方に関するイメージをつかんでい
ただければと思う。
http://e-comon.jp/?p=19505

●ある一週間の上位5傑は次のようになった。

1.O/W(1,215分、全勤務時間の20%、一日平均2時間53分)
2.メルマガ発行(1,155分、19%、2時間45分)
3.mail 対応(525分、9%、1時間15分)
4.食事/休憩 (495分、8%、1時間10分)
5.執筆 (420分、7%、1時間)

※前の週に新しいスタッフが入社したことから、研修や打ち合わせが
 増えて「O/W」「食事/休憩」が普段より多くなっている。

※【公式版】の『がんばれ社長!今日のポイント』をお読みの方には、
 私が実際に使っていた使用時間調査の Excelファイルを添付させてい
 ただきました。

 まだの方はこれを機会に【公式版】(無料)に登録されませんか。
 新規ご登録の方にも今日のファイルを進呈させていただくので、こ
 ちらから登録をお願いします。
 
★【「がんばれ!社長」公式版】 登録→ http://e-comon.jp/touroku

●最近は手作業だけでなく、スマホアプリでも簡単に時間記録が取れ
るようになった。私は iPhone 版の「Timenote」(タイムノート)を
使っており、最新の仕事は次の4ジャンル、17種類にしている。

A.マネタイズ活動
  1.セミナー/講演
  2.出版/執筆(月刊誌、本、小説、広告原稿)
  3.コンサルティング(顧問、スポット含む)

B.戦略活動
  1.メルマガ発行/サイト構築
  2.計画/立案
  3.企画/開発
  4.読書/学習(セミナー受講なども含む)
  5.環境/整備
  
C.管理活動
  1.来客対応/会議参加(顧問先以外の)
  2.打ち合わせ会食
  3.事務/ネット(メール対応、 SNS 含む)

D.付帯活動
  1.移動時間
  2.スポーツ/ウォーキング
  3.食事/休憩/団らん
  4.私用会食
  5.娯楽
  6.睡眠/仮眠


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・8月24日(水)16時〜19時 名古屋開催
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【編集後記】

◆明日から東京→盛岡→仙台→東京→名古屋の弾丸出張が始まります。
当初は八戸から青森(ねぶた)まで行く予定を組んでいましたが、月刊誌の
発行が始まりましたので短縮しました。



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