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【BBBvol.184】99％の人がしていないたった1％の仕事のコツ　河野　英太郎(著)

配信日：2012年06月24日

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ビジネスブックバンク


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vol.184 2012.06.24 SUN　　　　 info@businessbookbank.com

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こんにちは！ＢＢＢ（ビジネスブックバンク）発行人の山村です。

先週は丸の内、新宿、六本木など、ビジネス街を
うろうろしていたので、今週は緑を見る週にしたいなと
思いつつ、東京駅のスターバックスでメルマガを書いています。



さて、本日ご紹介する一冊は、

日本アイ・ビー・エム株式会社グローバル・ビジネス・サービス事業
専務補佐 兼 GBSコンピテンシー開発担当マネージャー、河野英太郎さんの
『99％の人がしていないたった1％の仕事のコツ』です。


僕は本書を読んで、頭はクールで、心がホットなビジネスパーソンが
書いた、「心が楽になる一冊」だと思いました。

それは、次の二つの「気づき」からです。



ひとつは、「こうすればよかったのか！」という気づき。

ちょっとしたビジネスのコツで、
仕事の生産性は大きく変化します。

例えば、会議ではブレスト、エバリュエーションのどちらが目的かを
先に明確にしておくというテクニックから、

できるだけ連絡は対面で行う、チームを創るときに
必ず出てしまう軋轢に配慮しておくなどヒューマンライクな部分まで、
シンプルで小さなことですが、大きな気づきがあります。



もうひとつは、「こうしてもよかったのか！」という気づき。

たとえば、逃げ出すことは悪いことではないなど、
（そもそも逃げ出すということではない）

だれもが歯を食いしばって頑張っている中で気づけませんが、
こう考えたほうが、精神的にも、生産的にも効果的だと思える
気づきがあります。


すべて、小さなことかもしれません。

でも、すべては小さなことの積み重ねですし、
それを、誰もやらないほどできるかという点に帰結するはずです。

まさに、仕事の「コツ」です。（今こう思うとタイトルも秀逸ですね）

では、本日もどうぞお付き合いくださいね。



※どんなことでも結構ですのでどしどしメールください☆
必ずご返信します。（お時間がかかるかとは思いますが・・）
info@businessbookbank.co.jp

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■■■本日のＣＯＮＴＥＮＴＳ
……………………………………………………
　　○書籍紹介・CHECKPOINT
　　○本書の目次
　　○編集後記
　　○広告・ご献本について
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ご意見、ご要望、なんでも結構ですので、
いつでもご連絡くださいね！かならず返信します。
info@businessbookbank.com


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■■■今週の書籍紹介
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・99％の人がしていないたった1％の仕事のコツ
・河野　英太郎(著)
・http://cs-x.net/bbb/c/00253.html




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■■■チェックポイント　B B B C H E C K P O I N T
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■優先順位は、対面→電話→メール
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ホウレンソウはメールでというのが一般化しているような気がします。

今やメールがなかった頃はどうやって仕事をしていたのだろう？
とすら思ってしまいますよね。


しかし、便利さゆえに、無意識に何でもメールで
すませようとしていませんか？


私はメールでホウレンソウをする前に、
必ず、「対面」「電話」の順番で、
他の手段を取れないか考えるようにしています。

伝えられる情報量と、レスポンスの速さから考えると、
最短でホウレンソウできる優先順位がこの順であるためです。


例えば次のアクションを相談する場合も、
そのためのアポ取りをメールですると
それだけで1日かかることがあります。

しかし「対面」「電話」が可能であれば、
その場で返事をもらえるため、
作業スピードが格段に上がります。


ビジネス上の電話の場合は1コールにつき1用件が原則ですが、
対面だと「あ、そういえば」といった感じで本題以外の情報交換もしやすく、
言葉以外のメッセージにより、相手の精神状態や体調も含む
もろもろの情報が入手できます。


さらには、「わざわざ自分の所まで足を運んでくれた」という
信頼につながる副次効果も見逃せません。

相手に会いに行くための移動距離にもよりますが、
一般的に、かかる時間も、メールよりも対面、
電話のほうが短くてすむ場合が多いものです。


メールはタイピングする時間が想像以上に長いのです。

ホウレンソウでは、投入する時間対効果の意味でも、
メールは最終手段です。


相手が同じフロアであればなおさら、必ず足を運び、
対面でのホウレンソウを心がけるようにしてください。




■会議の趣旨を明確にする
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会議が終わった後に、「今の会議、意見の出し合いで終わったよね」
「いいんだよ、今回は発散すれば」といった会話を耳にすることがあります。

これはブレスト（Brainstorming）と
エバリュエーション（評定　Evaluation）の
違いを参加者が理解（あるいは共有）していないことに原因があります。


会議には、どんどんアイデアを出す「ブレスト」と、
出てきたアイデアを元に整理し最終決定まで持っていく
「エバリュエーション」の二段階が存在します。


ブレストでは「相手のアイデアを否定せずアイデアを出す」
ことがルールです。

参加者のうちにたった一人でもこのルールを知らない人がいると、
せっかくよいアイデアが出ても、その芽が一瞬で摘まれてしまいます。


つまり会議においては、その日の趣旨が「ブレスト」なのか
「エバリュエーション」なのかを、
事前にはっきりさせておくことが重要だということです。


出てきたアイデアをマインドマップやフレームワークで整理し、
結論まで導くのが「エバリュエーション」です。

このときには活発に批評や議論をし合って、結論にこぎつけます。


このように「ブレスト」と「エバリュエーション」では、
なすべきことも、参加する人の姿勢も大きく変わるということです。


こうした趣旨の共有なくして、会議を行うことはできません。

あなたが会議リーダーであるならば、
「今日の会議はブレストを主体に」とか、
「前半はブレストをやり、後半はエバリュエーションを行います」など、
参加者全員に共通認識を植えつけます。


そうすることで、ファシリテーターとしてのあなたの価値が発揮され、
よりスムーズに会議は進行されるでしょう。




■チームの発展ステップ　「4つのH」を理解する
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異動や組織改変、買収合併などで新しいチームの活動がはじまったり、
新しいお客様を担当したりして、それまでとは違う環境で
仕事をはじめるときは、期待半分、不安半分という気持ちだと思います。

新しい関係を「結婚」にたとえ、異文化マネジメントの観点で
整理したフレームワークがあるので、紹介します。


ポイントは「敵対段階（第二段階）」です。

新婚家庭でもハネムーン段階を過ぎると、エアコンの設定温度だの、
醤油の置き場所だの、ちょっとしたことで言い争いが絶えません。

しかしこれは異なるバックグラウンドのメンバーが集まり
新しくできたチームであれば、必ず経験するステージです。

ここでは感情的にならず、4段階の1つにすぎないと考えると、
ユーモアを持って笑い合えるようになり、最後には新しい文化が作られます。


●チームの発展4段階　「4つのH」


第1段階　Honeymoon

何をやっても楽しい。“異なること”＝発見の連続
「この人は何てすばらしいんだ！」


第2段階　Hostility

だんだんアラ（“異なること”の別の側面）が見えてくる
「むかつく！」


第3段階　Humor

“異なること”をすべてひっくるめて、笑いに変えられる
「もう、しょうがないなぁ」


第4段階　Home

お互い歩み寄り、それが普通になり、自分のものになる
「あれをアレしといて」




■手が届くフライ球は自分が捕る
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チームで仕事を進めるときに「これは自分の仕事ではない」と
それぞれが思った結果、誰も手を出さないまま作業が
放置されてしまうことがよくあります。

野球で言えば野手と野手の間にフライが落ちてしまう
「ポテンヒット」というやつです。


このポテンヒットを防ぐには、次の2つのコツがあります。


●フライを捕るべき人が明らかな場合

その人に声をかけて気づかせます。

もし怠けて捕りに行っていないのであれば、追及し、
捕ってもらうためのアクションを捕ります。


●誰がとるべきか明らかではない場合

迷わずあなたが捕りに行きます。


2つめのケースでは、一時的にあなただけが
負担を負うような形になりますが、
実際には、そうすることで次の3つの効果があります。


　・ポテンヒットを防いだことで、チームの作業が予定通り前に進む

　・人より多くの仕事をすることで、あなた自身の経験が増え、
　　それを通じて能力が上がるという、形のない財産を得ることができる。

　・あなたへのチームからの信頼が集まる（これが最も大きな効果）


チームメンバー一人ひとりが
「こういうときは、迷わず拾いに行くべきなのだ」
と気づくと、チームのパフォーマンスは格段に上がります。


「自分ばかりが仕事をしている」」と感じるときも、
もう少しだけがんばって継続すると、チームに変化が見えるものです。

こうした球を誰もが拾いに行くチームの雰囲気・一体感は魅力的です。

多くのみなさんにぜひ経験して頂きたいと思います。




■苦手な人がいてもいい
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チームで仕事をする中で、メンバーと共に目的に向かって
うまくやっていくためのさまざまな工夫を紹介してきましたが、

現実にはそうは言ってもどうしても
メンバーとの相性が悪く「駄目なものは駄目」
という人がいることがあります。


こうした場合の対処としては、
何とかして解決しようと無理に立ち向かったり、
じっと我慢したりすることが多いのではないでしょうか。


しかし私は、状況を悪化させないためには、
ときにその環境から逃げてもいいと考えています。


「逃げる」というと、つい挫折や敗北を連想してしまいますが、
退却や撤退は立派な戦術・戦略の一つです。

一旦逃げる形でその環境から離れたとしても、
別のチームに入って異なる形で仕事にトライすることもできますし、
別の場所で自分の能力を高める努力をし、
巻き返しを図るというのも一つの手です。


これらはどちらも前向きなアクションですから、
決して自分を卑下することはありません。


一番いけないパターンは、
何とか自分の置かれた状況に打ち勝とうと我慢し続けた結果、
精神的・肉体的につぶれてしまうことです。

これでは取り返しがつかないことになりかねません。


そうなる前に、勇気ある撤退を自分の意志で行うことが、
最善の対応策であることも多いのです。




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■■■本日はこの書籍からの引用です
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■■■ 本書の目次　　
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第1章 報連相(ホウレンソウ)のコツ
第2章 会議のコツ
第3章 メールのコツ
第4章 文書作成のコツ
第5章 コミュニケーションのコツ
第6章 時間のコツ
第7章 チームワークのコツ
第8章 目標達成のコツ




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■■■編集後記
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「丸」って仲間はずれがでないから。素敵ですよね。
円や環をあらわしているからかもしれません。

中華料理の円卓も、絶対に会話に入れない人、
仲間はずれになる人がでないので皆仲良くなれます。
（円卓を回したりしてコミュニケーションも弾みますし）

パーティーなどの手土産も、
例えばロールケーキやホールケーキだと、
その「場」や「人数」にあわせることができます。

丸はその名の通り、角が立たない素晴らしい形だと、
ふと思った週末でした。




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