がんばれ社長！今日のポイント

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11/10/06がんばれ社長！今日のポイント　「続・会議下手を克服したい」

配信日：2011年10月06日

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　 経営者用メールマガジン　　『がんばれ社長！今日のポイント』
　
　　作者：　武沢 信行 　2011年10月6日号 VOL.2725　購読者:30,226名

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『続・会議下手を克服したい』


●昨日の続き。

影響力のある人が悪い手本を示すと、それはすぐ真似される。せっか
くいい雰囲気で始まった「経営改革委員会」の定例会議で、ある日、
営業部長が計画書を作ってこなかった。
もっともらしい言い訳があったにせよ、お咎めなしで会議が進行した。
それだけでは済まない。次の会議に営業部長は体調不良を理由に休ん
でしまった。

●折りしもその日は別の幹部も"急用のため"１時間半ほど遅れて会議
に参加した。
定刻に始まって定刻に終わる。だが、空席が目立つ会議に求心力は乏
しい。なし崩し的に会議の統制がみだれ、「経営改革委員会」の活動
は空虚なものになっていった。

●そんなある日、上脇専務はがんばれ社長！が主催する経営講座を受
講した。その日のテーマは「内部管理体制を充実させよう」で、会議
のやり方にも話題が及んだ。講師の武沢は次のようなことを訴えてい
た。

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会議上手になろうとするまえに、まずは普通の会議が普通に行われる
状態を目指しましょう。仮にそのテーマに２〜３年かかったとしても
普通の会議ができる会社はきっと業界のトップ10%入りを果たすことで
しょう。それほど「会議」運営は大切なテーマです。
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●そこで武沢が説いた「普通の会議」を行うためのポイントは次の通
り。

（１）出席予定者が勢揃いし、定刻に会議をはじめ、定刻に終わる
（２） 携帯電話の電源をオフにする。パソコンでのメールチェックや
　　　ノートへの落書きなど、「内職」行為を禁止する。
（３）司会者は会議の冒頭に今日の目的と議題を確認する
（４）必要があれば、参加者は事前に会議資料を配布する
（５）ホワイトボードに議題や出された意見を書いて議論を記録する
（６）進行役は発言者が偏らないよう、全体の発言バランスをとる
（７）会議に熱が帯びると進行役不在で議論が始まることがある。そ
　　　うならないよう、要所要所で進行役はイニシアティブをとる。
　　　また一回あたりの発言時間が長くならないよう、要点を絞って
　　　発言させる。
（８）長時間の会議の場合は、必要に応じてトイレ休憩を入れ気分を
　　　変える
（９）出席者に何かの「宿題」が出された場合は、その作業内容や、
　　　やり方、納期を確認する
（１０）今日の会議の結論と今後の行動計画を確認して会議を終わる

●上脇は質問した。

「武沢さん、幹部が宿題をやってこなかった時はどうすればよいので
すか」

すると武沢は間髪入れずにこう即答した。

「その瞬間にデスクに戻って宿題をやらせて下さい。それから会議を
再開するのです。決して次の会議まで一週間とか二週間とか後送りさ
せるのを許してはいけません。これは、よりよい企業文化を作るため
の格闘の場面なのですから」

●上脇専務はさらに聞いた。

「武沢さん、"資料作りが忙しくて日常業務がおろそかになってもいい
のですか？"と部下に迫られたらどうしますか」

「会議に出すための企画書作成もあなたの重要な日常業務だ！」と答
えてください。実際、そうなんですから、と武沢。

とにかく会議のリーダーは発言の進行役なんかではなく、会社を今い
るところから次のステージに引っ張り上げるのが役目である。社内に
波風を立てることに臆病であってはならないのだ。



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【編集後記】


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